ANKe - Anmeldungs-, Nutzer- und Konferenzverwaltungseinheit

Zur Anmeldung, der Verwaltung von Nutzern und Vorbereitung von Tagungen nutzt die KaWuM ihr eigenes Anmeldesystem mit den Namen ANKe. Jeder Nutzer kann in diesem System u.a. sein Passwort ändern und sich zu bevorstehenden Tagungen anmelden.

Die folgenden Beschreibungen geben eine Anleitung zur Nutzung von ANKe. Um Anleitungen zu den in ANKe für Nutzer verfügbaren Funktionen zu erhalten, ist die Anmeldung in diesem Wiki erforderlich.

Die Selbstregistrierung von Fachschaften erfolgt direkt in ANKe. Es sind hierfür einige Angaben zur Fachschaft zu machen, zu denen u.a. die folgenden gehören:

Fachschaftsname
ein selbst gewählter Nutzername
Fachschaftsemailadresse
Postadresse der Fachschaft

Auch sind die allgemeinen Registrierungsbedingungen zu bestätigen.

Der Registrierungsvorgang wird damit abgeschlossen, dass ANKe an die im Registrierungsprozess hinterlegt Fachschaftsemailadresse eine Nachricht mit einem Link zum erstmaligen setzen des Passworts für den Fachschaftsaccount übermittelt.

Über einen Fachschaftsaccount in ANKe können durch die Fachschaften die von ihr entsandten Teilnehmer angelegt werden, die in einem weiteren Schritt durch die Administratoren einen Account für die IT-Dienst der KaWuM erhalten.

Hinweis

Die Selbstregistrierung von Fachschaften dient nur dazu, dass nach Abschluss der Registrierung Anmeldungen von Teilnehmer*innen vorgenommen werden können. Ein Account pro Fachschaft ist ausreichend. Eine Registrierung ist keine Tagungsanmeldung!

In ANKe können sich Personen mit einem persönlichen Account für die KaWuM-Dienste selbstständig zur nächsten KaWuM anmelden. Eine Anmeldung über den Fachschaftsaccount in ANKe ist auch möglich und vor allem für Personen vorgesehen, die das erste Mal an einer KaWuM teilnehmen möchten. Im folgenden werden die einzelnen Schritte der Anmeldung zu einer Tagung in ANKe dargestellt.

Schritt 1 - Tagungsauswahl

Um mit einer Anmeldung beginnen zu können, sollte zunächst die passende Tagung in der Übersicht über alle Tagungen herausgesucht werden. Soll eine Anmeldung zu der Tagung erfolgen, die als nächstes stattfindet, so kann der direkte Weg über die Startseite erfolgen. Hier wird auch angezeigt, ob eine Anmeldung zur Tagung möglich ist oder etwa eine Absage der Tagung erfolgte.

Schritt 2 - Personenauswahl

Der Schritt der Personenauswahl ist für Fachschaftsaccounts notwendig, um eine bereits schon einmal zu einer anderen Tagung angemeldet Person der eigenen Fachschaft zu einer weiteren Tagung anzumelden und so die Stammdaten zu übernehmen. Alternativ können über diesen Weg auch eine weitere Person direkt im Anmeldeprozess mit ihren Stammdaten erfasst werden, die bisher noch nicht an einer Tagung teilgenommen hat.

So fern sich mit einem privaten Account angemeldet wurde, erfolgt automatisch die Weiterleitung zur Wahl ob Vor-Ort oder Online teilgenommen werden soll.

Schritt 3 - Teilnahmeartauswahl

Findet eine Tagung Vor-Ort statt, besteht die Möglichkeit, dass dennoch nur Online (aus der Ferne) teilgenommen wird. Dies ist während der Anmeldung in diesem Schritt anzugeben.

Auch ist anzugeben, ob die Zustimmung zu Foto- und Videoaufnahmen gegeben und ob in einer selbst gesuchten Unterkunft übernachtet wird. Die gemachte Angabe zur Unterkunft ist verbindlich und kann nicht geändert werden. Die Angabe, ob eine selbst gesuchten Unterkunft benötigt wird, ist bei Online Teilnahme obsolet und wird bei reinen Onlinetagungen nicht abgefragt.

Schritt 4 - Optionenauswahl und Bestätigung

Je nach Tagung werden durch die ausrichtende Fachschaft verschiedene Aktivitäten angeboten, aus denen direkt bei der Anmeldung gewählt werden kann. Auch kann es für die Tagungsorganisation wichtig sein, weiter über die Basisdaten hinausgehende Information zu erhalten, die in diesem Schritt abgefragt werden.

Zu guter Letzt werden alle angegeben Daten in einer Übersicht präsentiert und mit der Bestätigung der Anmeldebedingungen kann die verbindliche Anmeldung erfolgen.

Hinweis zu Kontingenten

Bei Tagungen mit Kontingenten ist zu beachten, dass Teilnehmer zunächst nur vorbehaltlich angemeldet und erst mit dem Anmeldeende zugeteilt werden. Mit dem Fachschaftsaccount kann bei Kontingenten die Reihenfolge festgelegt werden, welche Personen vorrangig teilnehmen sollen. Von alle dem sind die Mitglieder der Geschäftsleitung und des Vorstand des KaWuM e.V. ausgenommen.

Eine weitere Ausnahme sind Personen, die nur Online an einer Tagung teilnehmen oder zur ausrichtenden Fachschaft gehören. Diese werden bei der Platzvergabe in dem Vor-Ort verfügbaren Platzkontingent nicht berücksichtigt und sind immer angemeldet.

Über die Anmeldung erhalten die Teilnehmer*innen eine E-Mail aus ANKe, aus der hervorgeht, wer sie angemeldet hat, wie sich ggf. wieder abgemeldet werden kann und bei Tagungen mit Kontingenten eine direkte oder eine vorbehaltliche Anmeldung erfolgte.

Für die Registrierung von Fachschaften und die Anmeldung von Teilnehmern zu Tagungen gelten die folgenden Bedingungen:

Die Datenschutzerklärung der KaWuM findet Anwendung. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt entsprechend.
Im Rahmen der Organisation und Durchführung einer Tagung erhält die Tagung ausrichtende Fachschaft als Auftragsverarbeiter Zugriff auf die durch eine Fachschaft angegebene Adressdaten, deren Namen. Auch erhält die Tagung ausrichtende Fachschaft in diesem Zusammenhang Zugriff auf die Daten der angemeldeten Teilnehmer. Im Rahmen der Verarbeitung durch die Tagung ausrichtende Fachschaft kann gegebenenfalls eine geforderte Weitergabe von Daten an Exkursionsfirmen bzw. bei durch den BMBF geförderten Tagungen an das BMBF gemäß Artikel 6 Absatz 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG im Rahmen der Aufgabenerfüllung des BMBF erfolgen.
Nach Ende einer Tagung können sich Teilnehmer/Fachschaften an die Tagung ausrichtende Fachschaft sowie an den Verantwortlichen der KaWuM gemäß Datenschutzerklärung wenden und eine Löschung der Daten (Registrierung einer Fachschaft, Anmeldung eines Teilnehmers) veranlassen.